30 mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để chốt đơn

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng tốt là mẫu trả lời đúng câu khách hỏi ngay ở câu đầu, có giá hoặc con số cụ thể, rồi kết thúc bằng một câu hỏi để khách đi tiếp tới bước chốt đơn. Bên dưới là 30 mẫu chia theo 7 tình huống shop online gặp mỗi ngày, viết sao cho khách không phải hỏi lại lần hai.

Vì sao tin "Dạ shop chào bạn ạ" làm bạn mất đơn

Khách nhắn lúc 22:47: "sp nay con k shop, bn vay". Shop trả lời: "Dạ shop chào bạn ạ, bạn cần tư vấn sản phẩm nào ạ?". Khách vừa hỏi đúng sản phẩm và đúng giá, nên câu chào này buộc họ phải giải thích lại từ đầu, và rất nhiều khách sẽ không giải thích lại mà mở chat với shop khác.

Một mẫu tốt trả lời ngay: "Dạ mẫu này còn ạ, giá 289.000đ, freeship đơn từ 300.000đ. Bạn mặc size nào để mình kiểm tra giúp?". Cả 30 mẫu dưới đây đi theo ba quy tắc giống câu trả lời này.

3 quy tắc để mẫu tin nhắn giữ được khách

1. Trả lời câu hỏi trước, chào sau. Khách hỏi giá thì câu đầu tiên phải có giá.
2. Có con số. Giá, phí ship, số ngày giao, số lượng còn lại. Một con số đáng tin hơn cả câu "sản phẩm chất lượng cao".
3. Kết bằng một câu hỏi dễ trả lời. "Bạn mặc size nào?" dễ trả lời hơn "Bạn cần hỗ trợ gì thêm không ạ?", và nó đưa cuộc chat tới gần đơn hàng hơn.

Trong các mẫu, phần trong ngoặc vuông như [giá] là chỗ bạn điền thông tin thật của shop.

Mẫu tin nhắn khi khách hỏi giá (5 mẫu)

1. Dạ [tên sản phẩm] giá [giá] ạ. Bạn muốn xem thêm màu nào để mình gửi ảnh thật?
2. Dạ mẫu này [giá], đang giảm còn [giá giảm] tới hết [ngày]. Bạn lấy mấy cái để mình báo phí ship luôn ạ?
3. Dạ có 2 loại ạ: loại thường [giá 1], loại cao cấp [giá 2] (khác nhau ở [điểm khác]). Bạn dùng hằng ngày thì loại thường là đủ ạ.
4. Dạ giá [giá], ship [khu vực] là [phí ship], nhận hàng trong [số ngày] ngày. Bạn cho mình xin địa chỉ để tính chính xác nhé.
5. Dạ combo [tên combo] giá [giá], rẻ hơn mua lẻ [số tiền tiết kiệm]. Bạn muốn lấy combo hay mua lẻ ạ?

Mẫu trả lời khi khách hỏi size, màu, còn hàng (4 mẫu)

6. Dạ size M màu [màu] còn [số lượng] cái ạ. Bạn cao và nặng bao nhiêu để mình tư vấn size cho vừa?
7. Dạ màu này vừa hết size M ạ, màu [màu khác] còn size M và đang được nhiều khách chọn. Mình gửi ảnh thật để bạn xem nhé?
8. Dạ với [chiều cao] và [cân nặng], bạn mặc size [size] là vừa, thích rộng thì lấy lên một size ạ.
9. Dạ mẫu này hết hàng, khoảng [ngày] có lại ạ. Bạn để lại số điện thoại, hàng về mình nhắn bạn đầu tiên nhé.

Mẫu tin nhắn chốt đơn và xin thông tin (5 mẫu)

10. Dạ để mình lên đơn cho bạn, bạn gửi giúp mình tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng nhé.
11. Dạ mình xác nhận đơn: [sản phẩm, size, số lượng], tổng [tổng tiền] đã gồm phí ship. Bạn kiểm tra giúp mình nhé, đúng thì mình gửi hàng trong hôm nay ạ.
12. Dạ bạn thanh toán khi nhận hàng hoặc chuyển khoản đều được ạ. Chuyển khoản thì mình gửi số tài khoản ngay sau tin này.
13. Dạ đơn đặt trước [giờ] sẽ được gửi trong hôm nay ạ. Bạn chốt bây giờ thì khoảng [ngày] bạn nhận được hàng.
14. Dạ mình đã lên đơn, mã đơn [mã đơn]. Khi có mã vận đơn mình gửi để bạn theo dõi nhé.

Mẫu nhắn lại khi khách xem mà không trả lời (4 mẫu)

Gửi một tin, cách tin cuối của khách vài giờ, rồi dừng. Trên Messenger, shop chỉ được nhắn tin thường trong 24 giờ kể từ tin cuối của khách, nên đừng để qua ngày hôm sau.

15. Dạ size M màu [màu] bạn hỏi chỉ còn [số lượng] cái ạ, bạn cần mình giữ hàng tới tối nay không?
16. Dạ mình vừa có ảnh thật mẫu [tên sản phẩm] mặc ngoài trời, gửi bạn xem thử nhé.
17. Dạ đơn từ [số tiền] hôm nay được freeship ạ, đơn bạn đang xem chỉ cần thêm [số tiền] là đủ.
18. Dạ không biết bạn còn băn khoăn về size hay giá ạ? Bạn nói mình biết, mình tư vấn lại cho bạn.

Mẫu tin nhắn trả lời khi khách khiếu nại (5 mẫu)

Khiếu nại là lúc mẫu tin nhắn dễ phản tác dụng nhất. Hãy nhận vấn đề, hỏi đúng thông tin cần, và nói rõ bước tiếp theo cùng thời gian xử lý.

19. Dạ mình xin lỗi vì [vấn đề] ạ. Bạn gửi giúp mình ảnh sản phẩm và mã đơn, mình kiểm tra và trả lời bạn trong [thời gian].
20. Dạ hàng giao chậm là lỗi phía shop ạ. Mình đã liên hệ bên vận chuyển, đơn của bạn đang ở [vị trí], dự kiến giao [ngày].
21. Dạ bạn được đổi size miễn phí trong [số ngày] ngày ạ. Bạn gửi lại hàng theo địa chỉ [địa chỉ], shop chịu phí ship hai chiều.
22. Dạ mình đã chuyển yêu cầu hoàn tiền của bạn cho quản lý ạ. Bạn sẽ nhận phản hồi trước [giờ, ngày].
23. Dạ cảm ơn bạn đã báo cho shop ạ. Mình gửi bạn [quà, mã giảm] cho đơn sau, mong bạn cho shop thêm một cơ hội.

Mẫu tin nhắn tự động ngoài giờ (3 mẫu)

24. Dạ shop đã nhận tin của bạn ạ. Shop làm việc [giờ mở cửa], mình sẽ trả lời bạn đầu tiên vào [giờ] sáng mai.
25. Dạ hiện đã ngoài giờ làm việc ạ. Bảng giá và size ở đây: [link]. Bạn để lại câu hỏi, sáng mai mình trả lời ngay.
26. Dạ bạn cần gấp thì gọi hotline [số điện thoại] ạ, còn không thì mình trả lời bạn trước [giờ] sáng mai.

Mẫu tin nhắn cảm ơn khách hàng sau khi mua (4 mẫu)

27. Dạ cảm ơn bạn đã đặt hàng ạ. Hàng đã được gửi, mã vận đơn [mã vận đơn], bạn nhận được hàng khoảng [ngày].
28. Dạ bạn nhận được hàng chưa ạ? Có gì chưa vừa ý bạn nhắn mình, shop đổi trong [số ngày] ngày.
29. Dạ cảm ơn bạn đã mua lần thứ hai ạ. Mình tặng bạn mã [mã giảm] giảm [mức giảm] cho đơn tiếp theo.
30. Dạ nếu bạn thích sản phẩm, bạn để lại một đánh giá ngắn giúp shop nhé, ảnh thật của bạn giúp khách sau chọn size dễ hơn nhiều.

Mẫu tin nhắn có sẵn vẫn để bạn thức tới 1 giờ sáng

Ba mươi mẫu ở trên giúp bạn trả lời nhanh hơn, nhưng vẫn cần một người mở hộp thư, chọn đúng mẫu và sửa giá, size, phí ship trước khi gửi. Lúc 1 giờ sáng có 40 tin chưa đọc, người đó thường là chính bạn. Bảng dưới so sánh ba cách đưa mẫu tin nhắn tới khách:

Chatbot kịch bản hỏng ở đúng chỗ khách gõ không theo kịch bản, chẳng hạn "sp nay con k shop". Bài AI agent và chatbot khác nhau thế nào? giải thích kỹ hơn vì sao.

Khi AI agent dùng mẫu tin nhắn của bạn

Thay vì để bot đọc nguyên văn từng mẫu, bạn đưa 30 mẫu này cho AI agent làm cách nói chuyện chuẩn của shop, cùng bảng giá và chính sách đổi trả. Agent sẽ chọn mẫu hợp tình huống và tự điền thông tin thật. Đoạn hội thoại dưới đây là ví dụ; giá, tồn kho và phí ship là số minh họa.

Khách: sp nay con k shop, bn vay Agent: Dạ mẫu này còn ạ, giá 289.000đ, freeship đơn từ 300.000đ. Bạn mặc size nào để mình kiểm tra giúp? Khách: m nha, ship q7 may ngay Agent: Dạ size M còn 3 cái ạ. Ship Quận 7 mất 1 đến 2 ngày, phí 25.000đ. Bạn cho mình xin tên và số điện thoại để lên đơn nhé. Khách: hôm trc mua cái áo bị lỗi đường may Agent: Dạ mình xin lỗi bạn ạ. Mình chuyển ngay cho nhân viên phụ trách đổi trả, bạn gửi giúp mình ảnh chỗ lỗi nhé.

Hai tin đầu là mẫu 1 và mẫu 6 với giá và tồn kho thật. Tin thứ ba là khiếu nại, nên agent dùng mẫu 19 rồi chuyển hội thoại cho người.

Ecbot là nền tảng AI agent cho shop bán hàng qua tin nhắn. Bạn tải bảng giá, chính sách và các mẫu tin nhắn lên làm tài liệu cho agent, lưu cách xử lý đổi trả hay chốt đơn thành kỹ năng (skill) để agent làm theo, và đặt quy tắc chuyển cho nhân viên khi khách khiếu nại hay đòi hoàn tiền. Cùng một agent trả lời trên Messenger, Zalo OA, WhatsApp, Telegram và chat trên website. Khi kết nối công cụ kho hoặc Google Sheets, agent đọc được số hàng còn lại thay vì đoán.

Khi nào chỉ cần mẫu tin nhắn, chưa cần AI

• Shop nhận vài chục tin mỗi ngày và bạn trả lời kịp trong giờ làm việc. Cài 30 mẫu này vào Trả lời nhanh là đủ.
• Giá và tồn kho của bạn chưa được ghi ở đâu cả. AI agent trả lời từ tài liệu, nên hãy có bảng giá rõ ràng trước.
• Khách của bạn chủ yếu là khách quen, thích nói chuyện với chính bạn. Mẫu tin nhắn giúp bạn nhanh hơn mà vẫn giữ giọng của mình.

Bắt đầu từ 5 mẫu

Mở hộp thư, tìm 5 câu khách hỏi nhiều nhất tuần qua, chọn 5 mẫu tương ứng ở trên và sửa cho đúng giọng shop bạn. Khi 5 mẫu đó dùng đã quen tay mà hộp thư buổi tối vẫn đầy, hãy thử giao chúng cho một AI agent theo cách ở bài Chatbot bán hàng cho shop online: chọn loại nào?.

Câu hỏi thường gặp